| Du er her: Sentraladministrasjonen >
Administrative håndbøker >
Reglementshåndbok >
Personvern >
|
UiO skal ved hjelp av sentraliserte kontaktpunkter og offentlig tilgjengelig informasjon gjøre det enkelt for enhver registrert å henvende seg for å anvende rettigheter gitt vedkommende som registrert (særskilt relevant lovverk: Personopplysningslovens §§ , 19, 20, 23, 24, 27 og 28).
Personvernombudet skal sikre at informasjon, veiledning og hjelp er tilgjengelig for registrerte som ønsker eller behøver det ifm. ivaretakelse av sine rettigheter.
Rutiner i forhold til plikter knyttet til innsyn skal dokumenteres skriftlig for hver behandling. Dokumentasjonen gjøres tilgjengelig som vedlegg/lenke til det aktuelle meldeskjemaet (se 12.3.5 eller 12.4.5).
Den enkelte ansvarlige plikter å ivareta den registrertes rettigheter i relasjon til den eller de behandlinger denne er ansvarlig for.
Personvernombudet skal veilede de registrerte om deres rettigheter og videresende henvendelser denne mottar til behandlingsansvarliges representant (e-post: behandlingsansvarlig.uio.no postadresse: c/o USIT, Postboks 1059 Blindern, 0316 Oslo).
Henvendelser om innsyn mv. skal alltid rettes til UiO v/behandlingsansvarliges representant.
Behandlingsansvarliges representant skal vurdere henvendelsen. Hvis det er behov for ytterligere saksbehandling skal henvendelsen formidles videre til den ansvarlige for den aktuelle behandlingen, slik at denne kan besvare henvendelsen.
Den enkelte ansvarlige skal ha etablert prosedyrer for besvarelse av innsynsbegjæringer, slik at disse kan besvares korrekt og effektivt. Før det gis innsyn i opplysninger om en behandling, kan den enkelte ansvarlige kreve at det leveres en skriftlig og undertegnet begjæring.
Retter henvendelser seg mot Universitetet i Oslo som sådan eller relaterer den seg til flere behandlinger i fellesskap skal behandlingsansvarliges representant selv behandle og besvare henvendelsen i samråd med de ansvarlige for de enkelte behandlinger som er aktuelle for en konkret henvendelse.
Behandlingsansvarliges representant plikter å ha prosedyrer for besvarelse av innsynsbegjæringer rettet mot Universitetet i Oslo som sådan eller begjæringer som relaterer seg til flere behandlinger i fellesskap.
Innsynsbegjæringer skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom. Dersom særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen 30 dager, kan gjennomføringen utsettes inntil det er mulig å gi svar. Den enkelte ansvarlige skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.
Enhver som ber om det, har krav på en del informasjon om en behandling av personopplysninger. Dette er blant annet informasjon om hva slags behandling som utføres, hvem som er behandlingsansvarlig, hvem som har det daglige ansvaret for behandlingene, formålet med behandlingen, hva slags opplysninger som lagres, hvor opplysningene blir hentet fra og om de utleveres til andre.
Dersom den som ber om innsyn er registrert, kan denne kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen overfor i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne ivareta egne interesser.
En registrert har også krav på å få vite hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og sikkerhetstiltakene knyttet til behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten.
Som beskrevet i 12.2.5 skal de registrerte varsles om den kommende behandlingen i den grad Personopplysningslovens kap. III påbyr det. Til grunn for denne bestemmelsen ligger blant annet at den registrerte skal gis anledning til å protestere. For registrerte ved UiO, kan med fordel masseutsendelse av elektronisk post anvendes til slik varsling. Den registrerte har også rettigheter i forhold til informasjon for allerede igangsatte behandlinger. Disse rettighetene beskrives også i Personopplysningslovens kap. III.