Gjennomføring av en revisjon

Vi ønsker å klargjøre enkelte forhold rundt det å bli revidert eller være "gjenstand for en gjennomgang". Tradisjonelt har revisjon vært forbundet med en etterfølgende kontroll. Det er ikke nødvendigvis tilfellet i dag - hvor en gjennomgang i større grad retter seg mot forhold fremover i tid.

Vårt syn er at det i utgangspunktet er deg/dere som har den beste kjennskapen til eget arbeidsområde eller virksomhet - og som vet hvor skoen trykker. Vi har kunnskaper om verktøy og metoder for å systematisere den kunnskapen dere sitter inne med, og supplere den med ny. Det er derfor et mål for oss at dere i fremtiden skal se på en revisjon :

som en mulighet for tilbakemelding på eget arbeid eller virksomhet
få hjelp til å se hva som er bra - og hva som kan forbedres
som en mulighet til at det settes fokus på deres virksomhet - fordi våre rapporter som oftest inneholder konkrete anbefalinger som også distribueres til ledelsen eller andre ved institusjonen som har myndighet eller muligheter til å påvirke utviklingen videre

Vi ønsker at du skal kjenne til hvilke trinn en revisjonsprosess vanligvis har, og hva du kan forvente fra oss, og fra resultatet av gjennomgangen. Fremstillingen tar utgangspunkt i en standard prosedyre, og i praksis kan fremgangsmåten variere noe fra sak til sak.

En revisjon går vanligvis gjennom disse trinnene:

Planlegging og forberedelse
Åpningsmøte
Kartlegging og testing
Evaluering
Oppsummering og sluttmøte
Rapportering og oppfølging

Planlegging og forberedelse

Revisjoner foretas som - ledd i vår årsplan - for å innhente informasjon for universitetets øverste ledelse i en aktuell sak eller som underlagsmateriale - eller når det av andre grunner anses nødvendig eller ønskelig
Hvilke områder/enheter/funksjoner som velges ut for revisjon gjøres bla. utfra en overordnet vurdering av risiko og vesentlighet
Vi foretar de første vurderingene av hva vi skal revidere, hvilke verktøy vi skal bruke, om det er nødvendig med ekstern bistand og hvor lang tid vi skal bruke på revisjonen
Vi legger vekt på å ha et godt samarbeid med reviderte enheter, og diskuterer våre utkast til årsplan med universitetsdirektøren og fag- og fakultetsdirektørene.

Forhåndsmelding

I forkant av en revisjon sendes det en melding til ledelsen for den reviderte enheten i god tid i forveien. I særlige tilfeller kan det gjøres unntak fra dette.

Planleggingsmøte

Ved behov avholdes det et planleggingsmøte med ledelsen og nøkkelpersonell ved enheten. Formålet er:
- Informere nærmere om revisjonen
- Innhente opplysninger
- Avklare spørsmål om tidspunkt og hvem som skal delta

Innhenting av informasjon og dokumentasjon

I forkanten av revisjonen innhenter vi dokumentasjon om enheten og det som skal revideres, fra enheten og fra andre relevante kilder - for å sette oss inn i enheten og det virksomhetsområdet den arbeider innenfor.

Formell revisjonsmelding

Skriftlig revisjonsvarsel sendes minst en uke i forveien til ledelsen for den enhet/virksomhetsområde som skal revideres. Meldingen bør inneholde informasjon om:
- revisjonsdato og avtalt tidspunkt for åpningsmøte
- revisjonsomfang og formål
- referansedokumenter
- timeplan for gjennomføring
- revisjonsleder og revisjonsgruppe
- hvem som skal intervjues
- praktiske opplysninger (møtested, kontaktperson og annen relevant informasjon vedrørende opplegg og gjennomføring).

Åpningsmøte

De som skal intervjues og eventuelt ledelsen for den enhet/virksomhets-område som skal revideres deltar på et felles åpningsmøte.
Revisjonsleder presenterer revisjonsgruppen, forklarer formålet med revisjonen, detaljplanlegger dagen(e) med de som skal delta, og avklarer eventuelt andre praktiske spørsmål.

Kartlegging og testing

Kartlegging foregår normalt ved intervjuer.
Revisjonsleder kan beslutte at oppsatt revisjonsplan skal endres under revisjonen.
Alle observasjoner som fremkommer under samtalene registreres.
Normalt blir det foretatt en del tester for å verifisere at de rutiner/tiltak som fremkommer i revisjonen er i samsvar med forutsetningene, og i tråd med god forvaltningspraksis.

Evaluering

Kartlegging og testing danner grunnlaget for å vurdere/analysere om enhetens/ virksomhetsområdets etablerte opplegg for intern kontroll er hensiktsmessig, effektivt, tilstrekkelig og fungerer etter forutsetningene.
Det kan også danne grunnlag for å vurdere om dagens systemer er hensiktsmessige i forhold til å oppnå de målene enheten har for sin virksomhet
Evalueringen/analysen vil normalt munne ut i konkrete forslag til tiltak

Oppsummering og sluttmøte

Et utkast til faktarapport sendes til uttalelse til enhet/virksomhetsområde som er revidert.
På sluttmøtet deltar de intervjuede og de som var på åpningsmøtet.
Revisjonslederen presenterer de viktigste observasjonene - og hvilke tiltak dette bør lede til.
De intervjuede og ledelsen for den reviderte enheten kan verifisere faktagrunnlaget mv. og rette opp eventuelle feil og misforståelser. Samtidig kan de gi sine kommentarer på de foreslåtte tiltakene.
Revisjonsleder orienterer samtidig om den videre fremdrift, herunder planlagt tid for når revisjonsrapporten vil foreligge og dens distribusjons-liste.

Rapportering og oppfølging

Revisjonsleder er ansvarlig for utarbeidelse av revisjonsrapport.
Enheten klassifiserer observasjonene og markerer de som er vesentlige.
På samme måte klassifiseres de tiltakene som anbefales - hva som bør iverksettes med en gang - og hva som kan iverksettes på litt lengre sikt.
Den endelige rapporten sendes normalt til overordnet instans for den reviderte enheten og til universitetsdirektøren. I særlige tilfeller rapporterer enheten direkte til Kollegiet.

Redaksjon: Enhet for Intern revisjon, internrevisjon@admin.uio.no
Forfatter: Enhet for Intern revisjon
Dokument opprettet: 06.02.2001, verifisert: 02.06.2003


Om UiO Studier Studentliv Forskning IT-tjenester Bibliotek

FOR ANSATTE